协会制度

档案管理制度
2012-12-27 10:13:00   来源:   评论:0 点击:



第一章  总则
第一条  档案管理是协会规范化管理的重要内容,也是协会发展过程中的重要见证资料,记录了一个协会的发展历程,为协会的发展壮大提供了文字依据,文书的规范化管理是协会走向规范和成熟的重要条件,为加速协会规范化管理进程,进一步完善文书档案管理工作,特制订本制度。
 
第二章  文件档案管理
第二条  综合部在秘书长领导下负责档案管理工作。各部门应将所产生的档案资料收集整理后及时移交综合部归档。
综合部应建立公共文件资料共享盘,各部门将共享文件及时传送至协会共享文件夹。


第三章  文件归档范围
第三条  凡是协会经营管理活动中形成的具有保存价值的文件材料均应归档,主要包括:
一、具有保存价值的本单位正式收文、发文,除文件的正件外,还应包括它的附件;
二、本单位在经营管理活动中产生的往来文件(即外部文件),包括请示、报告、项目立项、重要函件、经营合同等;
三、本单位经营管理活动中产生的各种文件和影像材料(即内部文件),如规章制度、调研材料、计划、总结、条例、会议纪要、重大活动、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等;
四、协会在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。


第四章  文件、快递收发流程
第四条  协会对外文件、快递的收发由综合部统一办理。
1、文件要根据文件的分类及时编号、登记,分送有关部门或人员传阅承办,对有回复要求的文件须跟踪阅办人及时反馈阅办结果;
2、快递由专人负责登记电子台账,月底核对。对于利用协会月结账号邮寄私人物品的员工将予以2­3倍邮费的罚款处理。


第五章  档案归档要求
第五条  已经办理完毕并有保存价值的文件都应及时归档,任何人不得随意留存,各部门应不定期将归档的文件材料清理一次,登记造册。  

条  归档的文件材料要收集齐全(包括附件),按照文件形成的先后次序排列清楚,并剔出其中的废稿、重复稿和不重要的便条等。 
 
条  存档文件必须为原件,至少二份(包括复印件)。  

条  文件归档时要有交接手续。   

条  各部门的文书和具体办文人员有责任协助档案管理人员共同做好文件的收集和保管工作。

第五章  文件档案的借阅
条  凡借阅文书档案者需说明利用目的,并办理借阅手续。  

第十
条  根据协会实际情况,将已存档的文书档案按其重要性分为重要文书档案(已标注密级)和一般文书档案两种。  

第十
条  因工作需要借阅属秘密、机密类的文书档案,须经部门负责人、综合部、副秘书长签字后方可借阅,绝密类的文书档案除需经部门负责人、综合部、副秘书长字外还必须经秘书长签字后方可借阅。如遇特殊情况,属机密、秘密性的文书档案可由部门负责人、综合部主管签字后可借阅。
 
第十
条  因工作需要借用一般性文书档案,需部门负责人签字后方可借出。  

第十
条  借阅文书档案使用后应及时归还,借阅时间一般不得超过一天,否则将根据超过时间长短给予相应处罚。  
 
第十
条  借阅人应妥善保管所借出的文书档案,不得损坏、遗失、复印、涂改或转借他人,否则将依照规定给予罚款处罚;如发生失密、泄密现象,要及时汇报有关领导,采取补救措施,并追究相关人员责任,给协会造成经济损失的,要给予相应的经济处罚,情节严重的给予辞退或开除处理。 
 
第十
条  凡从协会办借出的文书档案资料,因工作需要复印,需经办综合部主管同意签字后,方可复印,使用后需将复印件归还协会,个人不得留存,如因工作需要无法拿回复印件,需报协会办批准,由综合部主管酌情处理,并在借阅登记薄中注明。

第六章  档案的保管及销毁
第十条  综合部有责任对各部门文书档案的归档进行监督指导。
  
第十
条  协会对所有文书档案实行集中统一管理,由协会综合部部负责。  

第七章  附则
第十九条  本制度自发布之日起生效实施,由秘书处解释。

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